Første kontakt
Når dere har fylt ut og sendt inn et kontaktskjema gjennom VK DATAs hjemmeside, vil en konsulent ta kontakt med virksomheten, hvor dere deretter har en innledende samtale.
Dere kan selvfølgelig også ringe direkte til VK DATA, hvor vi vil ta den innledende samtalen med det samme.
Demo
Basert på deres behov
Etter den første kontakten / innledende samtalen, vil vi typisk holde en online gjennomgang / demo av Odoo. Demoen er satt opp ut fra den innledende samtalen, hvor vi sikter etter å treffe så nært opp mot deres virksomhets behov som mulig. Her vil vi også gå gjennom Odoo standardfunksjonaliteter, samtidig som vi har en mer dybdegående samtale om deres ønsker / behov.
Gjennom vår demo og gjennomgang kan dere raskt få et overblikk over om Odoo kunne være noe for deres virksomhet. Dette betyr ikke at dere er fullstendig avklarte, da det etterfølgende fortsatt kan være mange ubesvarte spørsmål som vi sammen må ta stilling til.
Behovsavklaring
Evt. workshop
Etter vår gjennomgang og demo kan det være noen ønsker, gevinster og behov som deres virksomhet gjerne vil ha oppfylt, hvor vi må undersøke nærmere hvordan vi kan løse denne “utfordringen” med Odoo.
Dette kan gjøres på to forskjellige måter;
- Har dere mindre komplekse ønsker / behov, kan det avholdes en ny gjennomgang av Odoo, hvor VK DATA tilpasser den nye gjennomgangen til de nye behovene som dere har fremlagt for oss.
- Har dere derimot behov for større og mer komplekse løsninger, kan det også være behov for en workshop, hvor en eller to konsulenter kommer ut til deres virksomhet, hvor dere sammen går gjennom alle de daglige prosessene i virksomheten. Deretter gir vi et estimat på hvordan Odoo kan optimalisere disse, hvor dere etterpå kan beslutte om dere vil gå videre med Odoo.
VK DATA har imidlertid erfaring med at det alltid er en god investering å få avholdt en workshop - her får dere mulighet til å vende størstedelen av deres daglige arbeidsprosesser, hvor dere på den måten kan få identifisert eventuelle flaskehalser. Dermed får dere både en tidlig avklaring på om dere ønsker å gå videre i prosessen, samt en forståelse for hvorfor dere møter utfordringer. Såfremt dere ikke ønsker å gå videre i prosessen, har dere dermed fortsatt fått en ny intern forståelse for deres virksomhet.
Inngåelse av avtale
Når dere har besluttet å gå videre i prosessen avtales betingelser, og begge parter underskriver en samarbeidsavtale - deretter kan prosjektet settes i gang.
Kickoff-møte
Før kickoff-møtet har VK DATA satt sammen et team av kompetente konsulenter, prosjektleder og eventuelt programmerere som følger deres prosjekt fra start til slutt.
VK DATA innkaller deretter til et møte, hvor det gjennomgås ca. 300 spørsmål til deres virksomhet - mange av disse spørsmålene er allerede gjennomgått i demo og behovsavklaringen, men for at alle parter skal ha forstått omfanget, gjennomgås / bekreftes de fleste av disse spørsmålene igjen.
Disse spørsmål er viktige i den videre prosessen og samarbeidet, ettersom det er disse spørsmålene som skal være med på å avklare hvordan systemet deres skal settes opp.
Prosjektplan
I forbindelse med kickoff-møtet avtales det hva som skal gjøres, av hvem og når. VK DATA lager deretter en prosjektplan over det som er avtalt. I prosjektplanen vil det være påført møtedatoer, oppgaveansvarlige, samt hva, hvem og når tingene skal gjøres. Planen sendes til godkjenning hos deres virksomhet, slik at alle parter er med på hva som skal skje.
Prosjektplanen skal følges gjennom hele prosjektets løpetid. Implementeringen av et nytt ERP-system vil, avhengig av størrelse og kompleksitet, ta mellom 6 uker - 12 måneder.
Med en prosjektplan har både din virksomhet og VK DATA hele tiden et overblikk over prosjektet, samt hvor langt vi er i prosessen. Gjennom hele forløpet avholdes det en rekke workshops, hvor vi går gjennom og setter opp de forskjellige prosessene med dere, så vi løpende blir klare til Go-live.
Vær dog oppmerksom på at datoen for Go-live kan bli utsatt, hvis det gjennom prosjektplanens faser er mange ønsker om endringer. For å unngå dette er det viktig at vi på kick-off møtet får tatt så mange beslutninger som mulig.
Utvikling/tilpasninger
Hvis det er moduler som skal utvikles, vil dette gjøres parallelt med prosjektet. I prosjektplanen vil det bli angitt når en utvikling forventes ferdig.
VK DATA utarbeider et forslag til utviklingen, som sendes til din bedrift for godkjenning. Dermed sikrer vi nok en gang at begge parter har forstått oppgaven.
Vi opplever noen ganger at man i denne fasen kan ha mange ønsker til utvikling, som kan forsinke prosjektet. Her ser vi gjerne at vi sammen finner ut av om Odoo kan klare oppgaven gjennom den pågående løsningen som implementeres, eller om disse nyoppståtte ønskene eller behovene kan vente til ETTER Go-live.
Hva kan gå galt?
Vi ønsker å være transparente og fremadskuende, derfor synes vi også at det er viktig å forklare hva som kan gå galt. Selve implementeringsfasen er der hvor det kan oppstå feil. Det kan for eksempel være at vi har snakket forbi hverandre, det kan være funksjoner som ikke er korrekt forstått, eller noe helt annet. Derfor er det viktig at vi under behovsavklaringen og workshop-fasen blir enige om så mye som mulig. Selvfølgelig vil det alltid være småting som må justeres, men de større beslutningene bør vi gjerne avklare sammen før vi går i gang med implementeringen og utviklingen.
Test
Hele veien gjennom prosjektet og etter hvert møte, vil det være flow-test av systemet. Disse testene skal din virksomhet selv stå for - selvfølgelig med hjelp og veiledning fra VK DATA.
Det er under disse flow-testene at dere internt i virksomheten får nedskrevet deres forskjellige prosesser med det nye systemet. Samtidig får
dere føling med systemet og kan gjennom disse testene lettere finne ut om det er ting som må justeres før Go-live.
Vi vet at så snart dere tar systemet i bruk, så finner dere raskt ut hvor mye det faktisk kan - her er det imidlertid viktig at prosjektplanen overholdes, da vi ellers raskt står i en situasjon med nye ønsker som løsningen også må kunne. Disse nye ønskene og funksjonalitetene må nedskrives, hvoretter vi samlet tar dem opp ETTER Go-live.
Go-Live
Når alt er satt opp, og alle brukere er undervist, avtales det en Go-live dato. Før datoen skal det opprettes en åpningsbalanse, og det skal gjennomføres noen stresstester som skal sikre at alt fungerer optimalt.
Support
Etter Go-live slipper vi dere ikke! VK DATA vil løpende ta kontakt med dere for å sikre at alt går som det skal. Dere har også mulighet til å komme i kontakt med vår support, dersom det skulle være behov for dette.
Oppgradering
Hvert år kommer Odoo med en ny versjon av systemet. Det er imidlertid ikke nødvendig å oppgradere hvert år, men VK DATA anbefaler likevel at man gjør det, ettersom det i hver versjon kommer nye og forbedrede funksjoner som kan gagne deres virksomhet.
