Første kontakt
Når I har udfyldt og indsendt en kontaktformular gennem VK DATAs hjemmeside, vil en konsulent tage kontakt til virksomheden, hvor I herefter har en indledende samtale.
I kan selvfølgelig også ringe direkte til VK DATA, hvor vi vil tage den indledende samtale med det samme.
Demo
Baseret på jeres behov
Efter den første kontakt / indledende samtale, vil vi typisk afholde en online gennemgang / demo af Odoo. Demoen er opsat ud fra den indledende samtale, hvor vi stiler efter at ramme så tæt på jeres virksomheds behov som muligt. Her vil vi også gennemgå Odoo standard funktionaliteter, samtidig med at vi har en mere dybdegående snak om jeres ønsker / behov.
Gennem vores demo og gennemgang kan I hurtigt få et overblik over, om Odoo kunne være noget for jeres virksomhed. Hermed ikke sagt, at I er fuldstændig afklarede, da der efterfølgende stadig kan være mange ubesvarede spørgsmål, som vi sammen skal tage stilling til.
Behovsafklaring
Evt. workshop
Efter vores gennemgang og demo kan der være nogle ønsker, gevinster og behov, som jeres virksomhed gerne vil have opfyldt, hvor vi skal undersøge nærmere, hvordan vi kan løse denne “udfordring” med Odoo.
Dette kan gøres på to forskellige måder;
- Har I mindre komplekse ønsker / behov, kan der afholdes en ny gennemgang af Odoo, hvor VK DATA tilpasser den nye gennemgang til de nye behov, som I har fremlagt for os.
- Har I derimod brug for større og mere komplekse løsninger, kan der også være behov for en workshop, hvor en eller to konsulenter kommer ud til din virksomhed, hvor I sammen gennemgår alle de daglige processer i virksomheden. Herefter giver vi et estimat på, hvordan Odoo kan optimere disse, hvor I efterfølgende kan beslutte, om I vil gå videre med Odoo.
VK DATA er dog af den erfaring, at det altid er en god investering, at få afholdt et workshop - her får I mulighed for at vende størstedelen af jeres daglige arbejdsgange, hvor I på den måde kan få identificeret eventuelle flaskehalse. Hermed får I både en tidlig afklaring på, om I ønsker at gå videre i processen, samt en forståelse for, hvorfor I møder udfordringer. Såfremt I ikke ønsker at gå videre i processen, har I dermed stadig fået en ny intern forståelse for jeres virksomhed.
Indgåelse af aftale
Når I har besluttet at gå videre i processen aftales betingelser, og begge parter underskriver en samarbejdsaftale - herefter kan projektet kan sættes i gang.
Kickoff-møde
Inden kickoff mødet har VK DATA sammensat et team af kompetente konsulenter, projektleder og evt. programmører som følger jeres projekt fra start til slut.
VK DATA indkalder herefter til et møde, hvor der gennemgås ca. 300 spørgsmål til jeres virksomhed - mange af disse spørgsmål er allerede gennemgået i demo og behovsafklaringen, men for at alle parter har forstået omfanget gennemgås / bekræftes de fleste af disse spørgsmål igen.
Disse spørgsmål er vigtige i den videre proces og samarbejde, eftersom det er disse spørgsmål, der skal være med til at afklare, hvordan jeres system skal opsættes.
Projektplan
I forbindelse med kickoff mødet aftales der, hvad der skal laves og af hvem og hvornår. VK DATA laver herefter en projektplan over det, der er aftalt. I projektplanen vil der være påført mødedatoer, opgaveansvarlige, samt hvad, hvem og hvornår tingene skal gøres. Planen sendes til godkendelse ved jeres virksomhed, så alle parter er med på, hvad der skal ske.
Projektplanen skal følges gennem hele projektets løbetid. Implementeringen af et nyt ERP-system vil alt efter størrelse og kompleksitet tage mellem 6 uger - 12 måneder.
Med en projektplan har både din virksomhed og VK DATA hele tiden et overblik over projektet, samt hvor langt vi er i processen. Gennem hele forløbet afholdes der en række workshops, hvor vi gennemgår og opsætter de forskellige processer med jer, så vi løbende bliver klar til Go-live.
Vær dog opmærksom på at datoen for Go-live kan blive udskudt, hvis der gennem projektplanens faser er mange ønsker til ændringer. For at undgå dette er det vigtigt, at vi på kick-off mødet får taget så mange beslutninger som muligt.
Udvikling/tilretninger
Hvis der er moduler, der skal udvikles, vil dette gøres sideløbende med projektet. I projektplanen vil der være angivet, hvornår en udvikling forventes færdig.
VK DATA udarbejder et forslag til udviklingen, som fremsendes til din virksomhed til godkendelse. Hermed sikrer vi endnu engang at begge parter har forstået opgaven.
Vi oplever nogle gange, at man i denne fase kan have en masse ønsker til udvikling, som kan forsinke projektet. Her ser vi gerne, at vi sammen finder ud af, om Odoo kan klare opgaven gennem den igangværende løsning, der implementeres, eller om disse nyopståede ønsker eller behov kan vente til EFTER Go-live.
Hvad kan gå galt?
Vi ønsker at være transparente og fremadsynede, derfor synes vi også, at det er vigtigt, at forklare hvad der kan gå galt. Selve implementeringsfasen er der, hvor der kan opstå fejl. Det kan eksempelvis være, at vi har snakket forbi hinanden, der kan være funktioner, der ikke er korrekt forstået, eller noget helt tredje. Derfor er det vigtigt, at vi under behovsafklaringen og workshop-fasen bliver enige om så meget som muligt. Selvfølgelig vil der altid være småting, der skal justeres, men de større beslutninger skulle vi gerne sammen afklare, inden vi går i gang med implementeringen og udvikling.
Test
Hele vejen gennem projektet og efter hvert møde, vil der være flow-test af systemet. Disse tests skal din virksomhed selv stå for - selvfølgelig med hjælp og vejledning fra VK DATA.
Det er under disse flow-tests at I internt i virksomheden får nedskrevet jeres forskellige processer med det nye system. Samtidig får
I føling med systemet og kan gennem disse tests nemmere finde ud af, om der er ting, der skal justeres inden Go-live.
Vi ved, at ligeså snart I tager systemet i brug, så finder I hurtigt ud af, hvor meget det faktisk kan - her er det dog vigtigt, at projektplanen overholdes, da vi ellers hurtigt står i en situation med nye ønsker, som løsningen også skal kunne. Disse nye ønsker og funktionaliteter skal nedskrives, hvorefter vi samlet tager dem op EFTER Go-live.
Go-Live
Når alt er opsat, og alle bruger er undervist, aftales der en Go-live dato. Inden datoen skal der oprettes en åbningsbalance, og der skal laves nogle stress-tests, som skal sikre at alt fungerer optimalt.
Support
Efter Go-live slipper vi jer ikke! VK DATA vil løbende tage kontakt til jer for at sikre, at alt kører som det skal. I har ligeledes mulighed for at komme i kontakt med vores support, såfremt der skulle være behov for dette.
Opgradering
Hvert år kommer Odoo med en ny version af systemet. Det er dog ikke nødvendigt at opgradere hvert år, men VK DATA anbefaler alligevel at man gør det, eftersom der i hver version kommer nye og forbedrede funktioner, som kan gavne jeres virksomhed.